Geschäftsprozessanalyse
Klarheit im Prozess – gemeinsam mit den Menschen, die ihn leben
Geschäftsprozesse funktionieren nicht auf dem Papier.
Sie funktionieren – oder scheitern – im Alltag.
Eine gute Geschäftsprozessanalyse entsteht deshalb nicht im stillen Kämmerlein,
sondern im Dialog mit den Mitarbeitenden, die täglich im Prozess arbeiten.
Nicht, weil sie „mitgenommen werden müssen“.
Sondern weil ohne sie keine belastbare Analyse möglich ist.
Warum Prozesse oft nicht so funktionieren wie gedacht
In vielen Organisationen sind Prozesse beschrieben.
Aber nicht immer gelebt.
Zwischen Soll und Ist entstehen Lücken:
- Unklare Schnittstellen.
- Gewachsene Sonderwege.
- Abhängigkeiten, die niemand offiziell verantwortet.
Das Problem ist selten mangelnder Wille.
Es ist fehlende Transparenz darüber, wie der Prozess wirklich läuft.
Genau hier setzt eine saubere Analyse an.
Was eine gute Geschäftsprozessanalyse leistet
Eine fundierte Analyse von Geschäftsprozessen schafft Transparenz darüber,
wie Abläufe tatsächlich funktionieren,
nicht nur auf dem Papier.
Eine Geschäftsprozessanalyse beantwortet nicht nur die Frage
„Wie sollte es laufen?“
Sondern vor allem:
- Wie läuft der Prozess heute tatsächlich?
- Wo entstehen Reibung, Verzögerung oder unnötige Risiken?
- Welche Schnittstellen sind kritisch?
- Wo fehlen klare Entscheidungen oder Verantwortlichkeiten?
- Welche Stellschrauben sind wirksam – und welche nicht?
Diese Antworten entstehen nicht durch Annahmen.
Sie entstehen durch gemeinsames Verstehen.
Mein Ansatz: Analyse mit den Mitarbeitenden, nicht über sie
Im Mittelpunkt steht der Ist-Prozess,
so wie er im Alltag gelebt wird,
mit allen Abweichungen und Übergängen.
Ich analysiere Prozesse gemeinsam mit den Beteiligten.
Nicht in Workshops mit Post-it-Orgie.
Sondern in strukturierten Gesprächen, Beobachtungen und Klarstellungen.
Die Mitarbeitenden bringen ein:
- reales Prozesswissen
- Erfahrung mit Abweichungen
- Verständnis für Abhängigkeiten
- Hinweise auf verdeckte Risiken
Meine Rolle ist es,
diese Perspektiven zu strukturieren, zu verbinden und einzuordnen.
So entsteht ein Bild, das tragfähig ist
- fachlich und organisatorisch.
Der Ablauf – klar und respektvoll
Zuerst klären wir den Rahmen:
Ziel, Prozessgrenzen, Beteiligte, Erwartungshaltung.
Dann erfolgt die eigentliche Analyse:
im Austausch mit den Mitarbeitenden entlang des realen Ablaufs.
Dabei geht es nicht um Schuld oder Bewertung,
sondern um Verständnis und Transparenz.
Am Ende steht eine strukturierte Darstellung des Prozesses,
inklusive klarer Hinweise auf:
- kritische Stellen
- Schnittstellenrisiken
- unnötige Komplexität
- sinnvolle Ansatzpunkte zur Verbesserung
Ohne Aktionismus.
Ohne Überforderung.
Was Sie aus der Analyse gewinnen
Die Analyse bildet eine belastbare Grundlage für gezielte Prozessverbesserung,
ohne vorschnelle Lösungen vorzugeben.
Sie verstehen, wie der Prozess wirklich funktioniert.
Sie sehen, wo Probleme entstehen – und warum.
Sie erkennen, welche Verbesserungen realistisch sind.
Sie schaffen eine gemeinsame Sicht im Team.
Und Sie legen eine belastbare Basis für Entscheidungen.
Was diese Geschäftsprozessanalyse bewusst nicht ist
Sie ist nicht:
- eine theoretische Modellierung ohne Praxisbezug
- ein Optimierungsprogramm auf dem Reißbrett
- ein Beratungsprojekt mit Standardfolien
- ein „Wir müssen alles ändern“-Ansatz
Wenn ein Prozess funktioniert, bleibt er bestehen.
Wenn er es nicht tut, klären wir warum – gemeinsam.
Typische Anlässe für eine Geschäftsprozessanalyse
- wiederkehrende Probleme oder Verzögerungen
- Unklarheit an Schnittstellen
- steigende Fehler- oder Nacharbeitsquoten
- neue Anforderungen (Kunde, Organisation, Struktur)
- das Gefühl: „Eigentlich wissen wir zu wenig über unseren eigenen Ablauf.“
Was genau Sie bekommen
Eine strukturierte Sicht auf Ihren Prozess.
Ein gemeinsames Verständnis im Team.
Klarheit über Ursachen statt Symptombekämpfung.
Eine Grundlage für gezielte Verbesserungen.
Und Prozesse, die nicht nur beschrieben, sondern verstanden sind.
Wenn keine Analyse erfolgt
Dann bleiben Probleme oft diffus.
Man arbeitet „irgendwie drum herum“.
Man kompensiert mit Erfahrung und Engagement.
Das funktioniert – eine Zeit lang.
Bis die Komplexität steigt oder Schlüsselpersonen fehlen.
Eine Geschäftsprozessanalyse schafft hier nicht mehr Arbeit,
sondern Orientierung.
Häufige Fragen
Müssen alle Mitarbeitenden eingebunden werden?
Nein. Entscheidend ist, die richtigen Beteiligten entlang des Prozesses einzubeziehen.
Wie offen sind die Gespräche wirklich?
Erfahrungsgemäß sehr offen – wenn klar ist, dass es nicht um Bewertung, sondern um Verständnis geht.
Ist das nur für große Organisationen sinnvoll?
Nein. Gerade in kleineren Strukturen sind Prozesse oft implizit – eine Analyse schafft hier besonders schnell Klarheit.
Gibt es am Ende konkrete Ergebnisse?
Ja. Eine strukturierte Darstellung des Prozesses und klare Hinweise auf sinnvolle Ansatzpunkte.
Gute Prozesse entstehen durch Verstehen, nicht durch Vorgaben
Wenn Sie Klarheit darüber gewinnen möchten,
wie Ihre Prozesse wirklich funktionieren,
ist ein klärendes Gespräch der richtige erste Schritt.
Die Geschäftsprozessanalyse ergänzt Leistungen
wie FMEA-Moderation und Auditvorbereitung.